Artikel
Het - Wij - Ik
Raadhuis Advies beschouwt het principe ‘projectmatig werken’ misschien wat anders dan u gewend bent. Wij gaan uit van de filosofie dat het werkelijke succes van projectmatig werken binnen uw organisatie – of willekeurig welke andere – uiteindelijk afhangt van een goed samenspel tussen de factoren HET, WIJ en IK.
De HET-kant
Faseren | Documenteren | Beheersen | Beslissen
‘Het’ staat voor de ‘harde’ kant, de basis van projectmatig werken. De kant die zijn waarde inmiddels al meer dan genoeg heeft bewezen en waarover tal van handige boekwerkjes zijn geschreven. Het uitgangspunt in HET is ‘meten = weten’. HET is het domein van de managementtechnieken, de ‘tools’ van het projectmatig werken.
Aandachtspunten zijn:
- Wanneer is een project een project?
- Lijkt op het eerste gezicht triviaal, maar is het niet.Hoe ziet een projectopdracht er uit? Maar al te vaak blijken projectopdrachten niet compleet of in ieder geval niet eenduidig.
- Hoe wordt het project gefaseerd en geborgd?
- Hoe zit het met de beschikbare tijd en wat zijn de financiële budgetten? Vaak worden deze zaken niet expliciet omschreven, terwijl ze essentieel zijn voor een goede projectbeheersing.
- Wat zijn de majeure beslismomenten in het project?
- En ten slotte: Hoe blijft het project van dag tot dag beheersbaar in termen van planningen, voortgangsrapportages, beslisdocumenten, kwaliteitseisen, begrotingen, budgetten, en informatiestromen.
De WIJ-kant
Taken | Rollen | Bevoegdheden | Verantwoordelijkheden
De interactieve kant van het projectmatig werken krijgt gelukkig steeds meer aandacht als aspect dat het uiteindelijke projectresultaat in hoge mate mede bepaalt. Interactie kent vele vormen, afhankelijk van onder andere het onderwerp, de direct en indirect betrokkenen en de hiërarchische verhoudingen tussen de betrokkenen. ‘Binden en verbinden’ vormen bij WIJ de kernbegrippen.
Het gaat om samenwerkingsvragen als:
- Hoe zorgen wij er voor dat binnen onze organisatie een cultuur ontstaat waarin de kans van slagen van projectteams (en dus projectmatig werken) zo groot mogelijk is?
- Hoe krijgen wij zicht op het ‘krachtenveld’ en op de ‘spelers’ die in ons projectuitvoeringsproces een rol spelen?
- Hoe kunnen wij de wisselwerking tussen onze opdrachtgever en opdrachtnemer zo soepel mogelijk laten verlopen?
- Hoe dienen wij om te gaan met het naast elkaar bestaan van verschillende werkwijzen als ‘routinematig’, ‘projectmatig’, ‘programmatisch’ en ‘improviserend’ werken? Hoe past hierin de ook bij ons immer veranderende politiek-bestuurlijke omgeving?
- Hoe stellen wij ons team samen, zodanig dat het goed is toegerust voor onze taak en hoe kunnen wij een optimale teamgeest kweken?
De IK-kant
Faseren | Documenteren | Beheersen | Beslissen
Ik als projectleider of projectmedewerker ontleen mijn invloed op mijn (project)omgeving bij uitstek aan de persoon die ik ben. Mijn hiërarchische macht over bijvoorbeeld mijn mede-projectteamleden is dikwijls beperkt of ontbreekt volledig. Het is überhaupt maar de vraag of een hiërarchische benadering in het projectmatig werken voor mij tot het gewenste resultaat leidt. Ik maak een veel grotere kans als ik meer focus op de innerlijke processen binnen de organisatie om mij heen en zicht houd of krijg op mijn eigen én andermans kwaliteiten. Voor mij als projectleider is het belangrijk om inspirerend leiding te kunnen geven aan projectteams en effectieve keuzes te kunnen maken. Voor mij als projectmedewerker ligt de nadruk op het goed samenwerken met mijn collega’s.
Vragen die voor IK van belang zijn:
- Hoe geef ik leiding en ben ik in staat mijn stijl aan te passen aan de situatie als die daar om vraagt?
- Hoe positioneer ik mij als mens binnen het projectteam, zodanig dat een goede samenwerking ontstaat?
- Wat zijn mijn eigen kernkwaliteiten (en waar ben ik allergisch voor)?
- Hoe ga ik om met mijn verantwoordelijkheden ten aanzien van het project?
- Wat is mijn stijl van communiceren en ben ik me daar wel van bewust? Kan ik eventueel van communicatiestijl veranderen, als mijn omgeving daar om vraagt?
- Welke rol heb ik zelf in mijn team?
- Hoe (ver)krijg ik ‘invloed zonder macht’?
